A. CARA PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI
Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi
perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari
apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti
transaksi yang baik adalah sebagai berikut :
1.
Kelompokkan jenis bukti
transaksi
2.
Urutkan tanggal transaksi.
Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya bukti transaksi.
3.
Apabila transaksi sering
terjadi, pisahkan berdasarkan nama.
4. Simpalanlah bukti-bukti
tersebut dalam map, dan tulis judulnya pada halaman sampul untuk memudahkan
dalam mencarinya.
5.
Simpan map tersebut dalam
lemari arsip (filling cabinet)atau rak penyortir
Bukti transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat
dipindahkan ke gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.
B. PERALATAN PENDUKUNG PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI
Berikut ini
adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti
transaksi :
1.
Mesin PenjiliD
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
2.
Stapler (hecht machine stapler)
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
3.
Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat
dimasukan dalam map snelhecter
4.
Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita
inginkan
5.
Mesin penghancur dokumen (shredden)
6.
Lemari arsip (filling cabinet)
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
7.
Rak penyortir
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder
masing-masing
C. TEKNIK PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI
Teknik
penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :
1.
Sistem abjad (alphabetic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad
2.
Sistem
tanggal (chronological system)
Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari,
tanggal, bulan dan waktu.
3.
Sistem nomor (numeric system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor
atau angka
4.
Sistem wilayah (geographic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah
atau daerah.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Catatan: Hanya anggota dari blog ini yang dapat mengirim komentar.