KARAKTER DATA

Untuk catatan hari ini kita belajar mengenal karakter data terlebih dahulu..catatan berikutnya kita belajar mengenai karakter sel.

Tipe Karakter Data

Ada beberapa tipe karakter data yang sering digunakan di dalam spreadsheet, yaitu:

1.      Data alpa numeric/teks

Data alpa numeric/teks merupakan tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a - z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll). Angka (0 – 9) tidak akan diproses secara matematika pada tipe data ini. Data dengan tipe ini, dalam Microsoft Excel akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpa numeric/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti: ‘2012.

2.      Data numeric/angka

Data numerik/angka merupakan data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu, dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh spreadsheet.

 Data formula/rumus

Data formula/rumus merupakan tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan, fungsi matematika, serta fungsi formula lainnya. Tipe data ini merupakan tipe data yang terpenting dalam spreadsheet, karena akan sangat sering digunakan dalam pengolahan data.

Pengaturan Data

1.      Memperbaiki data

Misalkan terjadi kesalahan pengetikan data pada sel C6 (Iklan Dibayar di Muka), seharusnya yang tertera adalah Sewa Gedung Dibayar di Muka. Langkah untuk memperbaikinya sebagai berikut:

a.      Letakkan pointer pada sel C6

b.      Tekan tombol F2 pada keyboard.

c.       Perbaiki data menjadi Sewa Gedung Dibayar di Muka.

d.      Atau klik pada kotak Formula Bar, kemudian tuliskan perbaikannya.

2.      Menyalin data

Kita dapat menyalin data antarsel atau antar-sheet. Contoh menyalin data antarsel misalnya dari sel B2 ke sel D4. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a.      Klik kanan di sel B2.

b.      Pilih Copy.

c.       Klik kanan di sel D4.

d.      Pilih Paste (Ctrl + V)

Sedangkan langkah-langkah untuk menyalin data antar-sheet adalah sebagai berikut. Data dari Sheet1 disalin ke Sheet2, langkah-langkahnya:

a.      Blok data di Sheet1 yang akan disalin.

b.       Klik kanan, pilih Copy.

c.       Klik Sheet2.

d.      Klik kanan pada sel tujuan, pilih Paste.

3.      Memformat data

Untuk melakukan pengaturan format angka, langkah-langkahnya adalah sebagia berikut:

a.      Blok data yang akan diformat.

b.      Klik Number Format atau klik kanan pilih Format Cells....

c.       Pilih

ü  General (pengaturan umum tanpa format khusus),

ü  Number (pengaturan format angka seperti jumlah angka di belakang koma, pemisah ribuan), contoh: 25.750.000,00,

ü  Currency (pengaturan lambang mata uang suatu negara), atau

ü  Accounting (penulisan mata uang dengan menggunakan aturan akuntansi), contoh Rp 1.500.000.

4.      Mengganti, menambah, dan menghapus worksheet atau lembar kerja

Kita dapat mengganti nama, menambah, dan menghapus sheet dengan langkah sebagai berikut.

a.      Mengganti nama sheet

ü  Klik ganda Sheet1, sehingga Sheet1 berubah menjadi hitam.

ü  Ubah nama Sheet1 menjadi Latihan1 kemudian tekan Enter.

b.      Menambah sheet

Klik Insert Worksheet yang ada di sebelah Sheet3, (bisa juga dengan meng-klik ikon plus (+) (new sheet) untuk Microsoft Excel 2013) maka akan muncul sheet berikutnya (Sheet4) dan begitu seterusnya jika anda akan menambah sheet baru. Bisa juga dengan menggunakan keyboard yaitu tekan (shift + F11).

c.       Menghapus sheet

Untuk menghapus sheet, caranya dengan klik kanan pada sheet yang ingin dihapus, misalnya Sheet3, kemudian klik Delete.

MENGENAL FUNGSI ATAU RUMUS MICROSOFT EXCEL

Kita coba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantoran.

1.      Fungsi Average

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

2.      Fungsi Sum

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

3.      Fungsi Max

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

4.      Fungsi Min

Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ; 

=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

5.      Fungsi Count

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ; 

=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

6.      Fungsi Logika IF

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut:

Lambang Fungsi

= Sama dengan

< Lebih kecil dari

> Lebih besar dari

<= Lebih kecil atau sama dengan

>= Lebih besar atau sama dengan

<> Tidak sama dengan

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan.

Standar Operasional Prosedur (SOP)/ Spreadsheet

 

SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.

Tujuan dan manfaat SOP :

SOP yang baik haruslah mendasarkan pada tujuan dan manfaat sebagaimana poin-poin berikut dibawah ini  :

1. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pihak yang menjalankannya.

2.       Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) secara sistematis dan general.

3.       Menghindari “error” dalam proses kerja.

4.       Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pihak yang menjalankan.

5.       Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.

6.       Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.

Standar Operasional Prosedur mengoperasikan paket program pengolah angka/ spreadsheet  meliputi :

1.       Menyalakan computer

2.       Mengoperasikan paket program pengolah angka Mulai dari cara mengaktifkan komputer, pengenalan lembar kerja, operasi file, editing lembar kerja sampai menutup kembali lembar kerja.

3.      Mematikan computer